Alena Dostat fakturu do účetnictví je půlka práce. Druhá půlka je spárovat ji s penězi, které přišly na účet, a tam se rozhoduje, jestli účetní závěrka trvá hodinu, nebo víkend.
K čemu je variabilní symbol
Variabilní symbol (VS) je číslo, kterým se v českém a slovenském platebním styku pozná, k jakému dokladu platba patří. POHODA podle něj pozná, ke kterému dokladu platba patří, bez VS se každá platba dohledává ručně.
Shopify ale žádný VS nezná, má číslo objednávky. Nejrobustnější praxe je odvodit VS z čísla objednávky: každý doklad je pak dohledatelný oběma směry. Vidíte platbu → najdete objednávku v Shopify. Vidíte objednávku → najdete doklad v POHODĚ. Konektor musí VS plnit při založení dokladu, ne ho nechávat na ručním doplnění.
Shopify Payments platí v dávkách
Druhý háček: u plateb kartou přes Shopify Payments vám na účet nechodí jednotlivé platby, ale payouty, souhrnné dávky za několik dní, ponížené o poplatky. Na výpisu z banky tedy vidíte jednu částku, která odpovídá třeba třiceti objednávkám, a nesedí ani na jednu fakturu.
Řešením jsou avíza: soubor, který payout rozepíše na jednotlivé objednávky a poplatky. Účetní avízo nahraje do POHODY a ta jedním krokem spáruje všechny faktury z dávky na jednu příchozí platbu a označí je jako uhrazené (likvidace), poplatky Shopify skončí v nákladech, tržby na fakturách, a výpis sedí.
Postup, který se osvědčil
- Doklady vystavovat ve měně payoutu a pro každou měnu mít v POHODĚ vlastní bankovní účet.
- VS plnit automaticky z čísla objednávky při založení dokladu.
- Ke každému payoutu vygenerovat avízo a nahrát ho do POHODY.
- Likvidaci celé dávky nechat na avízu, ručně řešit jen výjimky.
Nejčastější chyby
- EUR platby na CZK doklady. Payout v EUR nikdy přesně nesedne na doklad vystavený v CZK, kurz je jiný. Proto doklad ve měně payoutu.
- VS doplňovaný ručně. Jeden překlep a platba visí nespárovaná; při stovkách objednávek se překlepy stávají jistotou.
- Refundace. Vratka se v payoutu objeví jako záporná položka, avízo ji musí nést, jinak dávka nesedí na výpis.
- Poplatky rozpuštěné v tržbách. Bez avíza se poplatky Shopify snadno „ztratí" v rozdílu mezi fakturami a příchozí platbou.
Shrnutí
Párování stojí na dvou věcech: VS na každém dokladu a avízo ke každému payoutu. Obojí je mechanická práce, kterou má dělat konektor, Alena plní VS z čísla objednávky automaticky a avíza z payoutů Shopify Payments generuje k stažení i odeslání, nahrání do POHODY je zatím jeden ruční krok účetní. V chystaném konektoru přímo do POHODY míříme na plnou automatizaci likvidace.